Le responsable de l'établissement scolaire doit adresser la demande à l'Inspecteur d'Académie s/c de l'I.E.N., 7 semaines avant le début du séjour pour les sorties dans le département et 10 semaines avant pour un séjour hors département.

Pour une classe de maternelle:

2 personnes au moins (le maître de la classe + l'ATSEM ou un autre adulte). Au-delà de 16 élèves, prévoir un adulte supplémentaire pour 8 enfants.  [Exemple: 4 adultes pour une classe de 27 élèves.]

Pour une classe élémentaire:

2 personnes au moins (le maître de la classe + un adulte). Au-delà de 20 élèves, un adulte supplémentaire pour 10.  [Exemple: 3 adultes pour 27 élèves.]

La présence, dans l’équipe d’encadrement, d’un titulaire de l’attestation de formation aux premiers secours (AFPS), d’un titulaire du brevet national des premiers secours (BNPS) ou du brevet national de secourisme (BNS) n’est pas requise pendant le transport, mais elle est en revanche obligatoire sur le lieu d’hébergement, y compris la nuit. Un titulaire de l’AFPS, du BNPS ou du BNS par structure d’accueil suffit.

Non.
Le transporteur choisi doit être répertorié au registre préfectoral. Il doit fournir l'annexe 3 (trajet et agrément du transporteur), pièces à adresser à l'Inspection Académique en même temps que la demande d'autorisation et, au moment du départ, l'annexe 4 (fiche véhicule et chauffeur).

Le chauffeur n’est jamais pris en compte comme personne faisant partie intégrante de l’équipe d’encadrement.

Comme le précise la note de service n°86-101 du 5 mars 1986 (BOEN n°10 du 13 mars 1986), relative à l’utilisation des véhicules personnels des enseignants et des membres de certaines associations, le recours à l’utilisation des véhicules personnels pour transporter les élèves ne doit pas constituer une solution de facilité mais une mesure supplétive, utilisée en dernier recours, et donc exceptionnellement, en cas d’absence d’un transporteur professionnel ou de refus de celui-ci.
Les dispositions de cette note de service ne s’appliquent pas aux élèves des écoles maternelles.

Un tel projet ne s'improvise pas, il faut s'organiser longtemps à l'avance.
Après avoir pris tous les contacts permettant de monter le projet, il faut réaliser un dossier précis que le directeur transmettra à l'Inspecteur de l’Education Nationale de la circonscription.

- Si le séjour est prévu dans le département d'origine de l'école, il faut prévoir un délai de 7 semaines, au moins, avant la date de départ.

- Si le séjour est prévu dans un autre département, il faut prévoir un délai de 10 semaines, au moins, avant la date de départ.

- Si le séjour est prévu dans un pays étranger, il faut prévoir un délai de 12 semaines, au moins, avant la date de départ.

1) Dès que naît l'idée d'une classe de découvertes, il faut trouver une structure d'accueil.

2) Il faut ensuite négocier la faisabilité du projet avec les différents partenaires (structure d'accueil, financeurs, municipalité, accompagnateurs, parents d'élèves, etc.)

3) Suite à la collecte d'informations, vient le temps de la rédaction du projet et du montage financier.

4) Il faut alors vérifier que le projet est bien conforme aux textes en vigueur (nombre et qualification des accompagnateurs, agrément des structures d'accueil, assurances, financement, certificats de vaccinations obligatoires, transport, etc.)

5) Le projet peut être envoyé (en 3 exemplaires pour les sorties dans le département et 4 exemplaires pour les sorties hors du département) à l'Inspecteur de l’Education Nationale de circonscription. L'Inspecteur de l’Education Nationale vérifie la composition du dossier et émet un avis sur le contenu et l'organisation pédagogiques du séjour. Si nécessaire, il demande au directeur de l'école les pièces manquantes.

6) Le dossier complet est transmis par l'Inspecteur de l’Education Nationale à l'Inspection Académique, pour l'accord final s'il s'agit d'une sortie dans le département, pour la transmission vers l'Inspection Académique du département d'accueil s'il s'agit d'une sortie hors département.

7) Avant le départ, vous devez vous assurer que l'autorisation de sortie a bien été accordée. Une copie de la décision sera transmise pour information aux Inspecteurs de l’Education Nationale.

8) Une réunion d'information sera obligatoirement organisée avec les parents d'élèves. Pensez  à les rassurer à la fois sur le plan de la sécurité et sur l'intérêt pédagogique de la situation d'apprentissage différente.

Soit vous exercez dans une commune qui a une politique volontariste en matière de classes de découvertes et le financement ne sera pas très compliqué car essentiellement assumé par la commune.
Soit votre commune de rattachement n'a pas fait ce choix (pour des raisons politiques ou financières) et vous allez devoir partir à la chasse aux finances...